Przesyłanie pracowników z Polski do Danii

Przesyłanie pracowników z Polski do Danii jest coraz bardziej popularne wśród polskich firm. W kontekście globalizacji rynków i rosnącej międzynarodowej współpracy, przedsiębiorstwa coraz częściej szukają możliwości rozwoju i ekspansji poza granicami kraju. Dania, ze swoją stabilną gospodarką i rozwiniętym rynkiem pracy, dla wielu polskich firm stanowi atrakcyjny kierunek dla świadczenia usług i realizacji projektów. Delegowanie pracowników za granicę wiąże się jednak z licznymi formalnościami i obowiązkami, które dotyczą zarówno pracodawcy, jak i pracownika.

Pracodawcy, którzy delegują pracowników za granicę muszą pamiętać, że oprócz polskich przepisów dotyczących prawa pracy, ubezpieczeń społecznych i podatków, muszą także przestrzegać międzynarodowych regulacji związanych z delegowaniem pracowników oraz koordynowaniem ubezpieczeń społecznych. Wiele wskazuje na to, że konieczne będzie również dostosowanie się do przepisów obowiązujących w kraju, w którym pracownik będzie wykonywał swoją pracę.

Ogólne przepisy dotyczące delegowania pracowników

Prowadząc firmę świadczącą usługi w Danii lub pracując za granicą, należy zapoznać się z obowiązującymi przepisami prawnymi i ich przestrzegać. W przypadku, gdy pracownik zostaje delegowany do pracy w Danii przez firmę zagraniczną, która świadczy tam usługi czasowo, będzie on podlegać Ustawie o delegowaniu pracowników za granicę.

Pracownik delegowany ma prawo do bezpiecznych i zdrowych warunków pracy na równych zasadach z pracownikami duńskimi. Obowiązują go także duńskie przepisy dotyczące równego traktowania, wynagrodzenia, przeciwdziałania dyskryminacji oraz niektóre regulacje dotyczące czasu pracy. W kwestii prawa do urlopu, zasadniczo obowiązują go przepisy kraju, z którego pochodzi, jednak ma prawo do minimalnych standardów określonych przez duńską Ustawę Urlopową.

Delegowanie pracowników ma charakter tymczasowy, co oznacza, że jest ustalone na określony okres i nie może być sytuacją długotrwałą.

Pracodawca, który deleguje pracownika na krótki czas może wydłużyć okres delegowania maksymalnie do 18 miesięcy. W tym celu musi złożyć odpowiednio uzasadnione powiadomienie przed zakończeniem 12-miesięcznego okresu delegowania. Kraj przyjmujący zwykle wymaga, aby pracodawca uzasadnił przedłużenie, jednak nie ma prawa tego kwestionować. Kraj przyjmujący nie może odmówić zgody na przedłużenie delegowania, ponieważ jest ono traktowane jedynie jako obowiązek informacyjny pracodawcy, a nie wniosek.

Po złożeniu uzasadnionego powiadomienia, pracodawca delegujący jest zobowiązany do zapewnienia warunków pracy zgodnych z przepisami dotyczącymi delegowania krótkoterminowego przez cały czas trwania delegowania, nie dłużej jednak niż przez 18 miesięcy.

Pracodawca delegujący i pracownik delegowany

Pracownik delegowany - to osoba, która na stałe pracuje w innym kraju, ale została skierowana do Danii na określony czas przez pracodawcę delegującego w związku z wykonywaniem usług przez tę firmę.

Pracodawca delegujący - jeśli pracodawca prowadzi firmę z siedzibą lub stałym miejscem prowadzenia działalności w Polsce i zatrudnia pracowników, ma możliwość tymczasowego delegowania ich do pracy w innym kraju Unii Europejskiej (UE), Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) lub Szwajcarii, w ramach świadczenia usług swojej firmy za granicą. Delegowanie w ramach świadczenia usług może dotyczyć sytuacji związanych z realizacją umowy zawartej pomiędzy firmą a przedsiębiorstwem działającym w innym kraju. W ramach świadczenia usług można również delegować pracownika do oddziału lub firmy, będącej częścią grupy kapitałowej, do której należy firma.

Przedsiębiorstwo delegujące pracowników do Danii w celu świadczenia usług jest zobowiązane do rejestracji w systemie RUT (www.virk.dk/rut), zarządzanym przez Erhvervsstyrelsen. Rejestracji należy dokonać najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy. W przypadku każdego nowego zlecenia firma musi dokonać ponownej rejestracji oraz przekazać informacje dotyczące pracowników realizujących zlecenie, a także miejsca, w którym usługi będą świadczone.

Zagraniczne przedsiębiorstwo może delegować pracowników do Danii w następujących przypadkach:

aby pracownik świadczył usługi dla klienta w Danii, takiego jak firma lub osoba prywatna.
w sytuacji, gdy firma posiada agencję pracy tymczasowej lub podobne opcje, które umożliwiają wynajęcie pracownika innemu przedsiębiorstwu w Danii.
pracownik zostaje wysłany do pracy w Danii dla firmy należącej do tej samej grupy kapitałowej lub w inny sposób związanej z firmą delegującą.

Aby podlegać przepisom Ustawy o delegowaniu pracowników do pracy za granicą, musi istnieć stosunek pracy pomiędzy pracownikiem a firmą, która deleguje lub udostępnia pracowników. Dodatkowo firma delegująca musi mieć rzeczywistą siedzibę w kraju macierzystym, co oznacza, że prowadzi tam istotną działalność gospodarczą.

Pracownik delegowany tymczasowo

Pracodawca może wysłać pracownika na tymczasową pracę do innego kraju UE. W trakcie delegowania pracownik będzie posiadał status „pracownika delegowanego” i będą mu przysługiwać te same podstawowe prawa pracownicze oraz warunki pracy, które obowiązują pracowników w kraju, do którego został delegowany.

Pracownikom tymczasowym mogą przysługiwać korzystniejsze warunki zatrudnienia niż standardowe. Te lepsze warunki mogą być określone przez:

przepisy prawa obowiązującego w państwie przyjmującym,
powszechnie stosowane układy zbiorowe,
układy zbiorowe, które obowiązują wyłącznie w danym przedsiębiorstwie użytkownika, do którego pracownik został delegowany.

Niezależnie od sytuacji, pracodawca użytkownik jest zobowiązany do poinformowania agencji pracy tymczasowej o warunkach zatrudnienia panujących w jego firmie przed rozpoczęciem delegowania.

Zasady delegowania pracowników tymczasowych

Jeśli zarządzasz agencją pracy tymczasowej i wysyłasz pracowników za granicę, masz obowiązek zapewnić im co najmniej takie same warunki zatrudnienia, jakie obowiązują pracowników tymczasowych w kraju przyjmującym. Ponadto, musisz przestrzegać polskich przepisów dotyczących świadczenia usług pracy tymczasowej oraz zatrudniania pracowników tymczasowych.

Ustawa o delegowaniu pracowników za granicę implementuje unijną dyrektywę dotyczącą delegowania pracowników, której celem jest zapewnienie uczciwej konkurencji oraz ochrony praw pracowniczych w trakcie delegowania pracowników do innych państw członkowskich. Dyrektywa zapewnia, że pracownicy delegowani do kraju UE lub EOG będą objęci określonymi warunkami pracy obowiązującymi w państwie przyjmującym.

Ustawa o delegowaniu pracowników za granicę wprowadza również unijną dyrektywę dotyczącą egzekwowania przepisów wykonawczych. Celem tej dyrektywy jest skuteczniejsze egzekwowanie praw zawartych w ustawie o delegowaniu pracowników oraz zapobieganie nadużyciom i omijaniu przepisów.

Duńska Ustawa o Delegowaniu Pracowników z 25 marca 2011 roku, oparta na Dyrektywie 96/71, nie określa stawek minimalnych wynagrodzeń, które polskie firmy świadczące usługi muszą wypłacać pracownikom delegowanym do Danii. Ponadto, ustawa nie nakłada obowiązku przystępowania firm z innych państw członkowskich UE do duńskich układów zbiorowych związków zawodowych.

Delegowanie pracowników wykonujących pracę umysłową

W przypadku delegowania pracownika wykonującego pracę umysłową, pracodawca jest zobowiązany do pokrycia kosztów związanych z podróżą i pobytem w Danii. Zasada ta dotyczy sytuacji, gdy pracownik zostaje wysłany z głównego miejsca pracy w Danii do tymczasowego miejsca pracy. Prace umysłowe obejmują typowe zadania związane z handlem, sprzedażą oraz pracą biurową.

Zasady dotyczące delegowania kierowców

Zasady, jakie dotyczą delegowania kierowców odnoszą się do osób zatrudnionych w firmach mających siedzibę w innym kraju UE. Kierowca może zostać uznany za delegowanego do pracy w Danii, gdy realizuje:

transport towarów lub pasażerów,
część transportu kombinowanego
międzynarodowy transport drogowy, który nie jest dwustronny, na terytorium Danii.

Pracownik delegowany do pracy w rolnictwie

Jeśli pracownik delegowany do pracy w rolnictwie lub do prac domowych otrzymuje zakwaterowanie w ramach swojego wynagrodzenia, pracodawca jest zobowiązany do zapewnienia odpowiednich, nowoczesnych warunków mieszkaniowych oraz dostarczenia czystej pościeli i ręczników.

Pracodawca jest również zobowiązany do opłacenia ubezpieczenia mienia ruchomego, które należy do pracownika najemnego. Ubezpieczenie to powinno być na poziomie standardowego ubezpieczenia gospodarstwa domowego.

Istnieją dwa główne okresy delegowania pracowników do pracy w Danii: Delegowanie krótkoterminowe, trwające do 12 miesięcy oraz delegowanie długoterminowe, trwające powyżej 12 miesięcy. Rodzaj delegowania (krótkoterminowe lub długoterminowe) ma wpływ na warunki pracy, które powinny zostać zapewnione pracownikowi delegowanemu.

Opodatkowanie w przypadku delegowania pracowników do Danii

Duńska ustawa L921, która dotyczy opodatkowania wynajmu zagranicznej siły roboczej obowiązuje od 19 września 2012 roku. Zgodnie z tą ustawą, w sytuacjach wynajmu siły roboczej, duński przedsiębiorca, na rzecz którego wykonywana jest praca, może zostać uznany przez duńskie organy podatkowe za tzw. „faktycznego pracodawcę”. Taka kwalifikacja odbywa się na podstawie przepisów ustawy L921 oraz postanowień umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania.

Określenie „rzeczywisty pracodawca” odnosi się do podmiotu, który realnie korzysta z pracy pracownika, a także ponosi odpowiedzialność oraz ryzyko związane z rezultatami jego działań. Jest to odmienna rola od formalnego pracodawcy, z którym pracownik podpisał umowę o pracę. Sytuacja, w której pracownik zatrudniony przez jedną firmę (formalnego pracodawcę) wykonuje pracę na rzecz innego przedsiębiorstwa za granicą (rzeczywistego pracodawcy), określana jest jako „międzynarodowy wynajem pracowników”.

Duńskie organy podatkowe (SKAT) przygotowały poradnik, który szczegółowo opisuje zasady związane z wprowadzeniem podatku od wynajmu zagranicznej siły roboczej. W poradniku wyjaśniono, że pojęcie „międzynarodowy wynajem siły roboczej” odnosi się do pracowników zatrudnionych przez zagraniczne firmy, którzy są delegowani do pracy na rzecz duńskich przedsiębiorstw, wykonując zadania stanowiące integralną część działalności tych firm. W przypadku międzynarodowego wynajmu siły roboczej uczestniczą trzy strony:

Duński przedsiębiorca (określany jako faktyczny pracodawca), dla którego polski pracownik wykonuje swoje obowiązki .
Pracodawca z Polski lub innego kraju, który deleguje swoich pracowników do Danii (formalny pracodawca).
Pracownik będący rezydentem podatkowym w Polsce.

Zadania stanowiące integralną część działalności duńskiego przedsiębiorstwa obejmują zarówno podstawowe czynności związane z główną działalnością firmy, jak i rutynowe usługi wspierające tę działalność, takie jak obsługa księgowa czy sprzątanie.

Ustawa L921 wprowadza szczególną formę opodatkowania wynagrodzeń pracowników zagranicznych, wynoszącą 35,6%. Składa się ona z dwóch elementów:

Podatek na rynek pracy (8% naliczane od dochodu brutto).
Podatek od wynajmu siły roboczej (30% po odjęciu podatku na rynek pracy).

Duński przedsiębiorca korzystający z pracy polskich pracowników jest zobowiązany do pobierania tego podatku. Podstawą opodatkowania jest wynagrodzenie brutto pracownika z Polski, przedstawione przez polską firmę, która go zatrudnia.

Duński przedsiębiorca ma obowiązek potrącenia podatku w chwili uregulowania faktury za usługę świadczoną przez polskiego kontrahenta. Obowiązek ten dotyczy zarówno sytuacji, gdy polscy pracownicy są zatrudnieni na podstawie umowy bezpośrednio z polskim pracodawcą, jak i przypadków, w których zatrudnienie oraz wypłata wynagrodzenia odbywają się za pośrednictwem innego pracodawcy lub agencji pracy tymczasowej.

Duński przedsiębiorca, który odprowadza podatek od wynajmu zagranicznej siły roboczej, co miesiąc sporządza zestawienie pracowników świadczących na jego rzecz pracę oraz wysokości potrąconego podatku (kwoty wynagrodzeń i podatków są przeliczane na walutę duńską według kursu obowiązującego w dniu potrącenia). Jest zobowiązany przekazać pobrany podatek do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano potrącenia i uregulowano fakturę. W przypadku dużych duńskich przedsiębiorstw objętych systemem zaliczek na podatek, termin wpłaty podatku upływa z końcem miesiąca rozliczeniowego.

Rezydencja podatkowa pracownika delegowanego

Pracownik jest zobowiązany do rozliczania się z całości swoich dochodów w Polsce, co oznacza, że musi rozliczać wszystkie swoje dochody (w tym wynagrodzenie za pracę) niezależnie od miejsca ich uzyskania, jeśli jest polskim rezydentem podatkowym. Rezydencja podatkowa jest określana na podstawie jednego z dwóch kryteriów: posiadania centrum interesów osobistych lub gospodarczych (ośrodka interesów życiowych) na terenie Polski.

Zaświadczenie A1

Coraz więcej przedsiębiorców decyduje się na delegowanie pracowników do pracy za granicą. Zaświadczenie A1, wydawane przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych jako organ właściwy, potwierdza, że pracownicy delegowani są objęci polskim systemem ubezpieczeń społecznych. Oznacza to, że ich ubezpieczenie pozostaje w gestii polskiego ZUS. Jako że Polska deleguje najwięcej pracowników w ramach UE, warto zwrócić uwagę na prawne aspekty zaświadczenia A1.

Gdzie odprowadzać składki za pracownika oddelegowanego?

Pracownik powinien być ubezpieczony w kraju, w którym wykonuje pracę, co oznacza, że w trakcie delegowania powinien być objęty ubezpieczeniem w kraju przyjmującym. Niemniej jednak przepisy pozwalają na opłacanie składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne w kraju, z którego pracownik został wysłany - w tym przypadku w Polsce.

Pracownicy delegowani mają prawo do korzystania z opieki medycznej w kraju przyjmującym przez cały okres delegowania. Świadczenia te są realizowane zgodnie z zasadami obowiązującymi w danym kraju oraz w placówkach współpracujących z tamtejszym odpowiednikiem NFZ. Usługi medyczne można uzyskać dzięki Europejskiej Karcie Ubezpieczenia Zdrowotnego (EKUZ). O wydanie karty EKUZ może wystąpić zarówno pracownik delegowany, jak i jego pracodawca delegujący. Wniosek o kartę należy złożyć w odpowiednim oddziale NFZ, zależnym od miejsca zamieszkania pracownika.

Jeżeli pracodawca nie spełnia wszystkich wymagań do objęcia pracownika delegowanego ubezpieczeniem w Polsce, musi zgłosić go do systemu ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych w kraju, w którym wykonuje pracę w trakcie delegowania.

Okresy delegowania pracowników do pracy w Danii

Delegowanie długoterminowe

Jeżeli pracownik jest delegowany na okres dłuższy niż 12 miesięcy (lub 18 miesięcy po złożeniu odpowiedniego powiadomienia w państwie przyjmującym), pracodawca musi zapewnić mu wszystkie warunki zatrudnienia określone przez prawo lub powszechnie obowiązujące układy zbiorowe w państwie przyjmującym, z wyjątkiem:

przepisów, które dotyczą procedur i warunków zawierania oraz rozwiązywania umowy o pracę,
przepisów, które dotyczą klauzul zakazu konkurencji,
przepisów odnoszących się do dodatkowych pracowniczych planów kapitałowych.

Delegowanie krótkoterminowe

Jeśli pracownik jest delegowany na okres nieprzekraczający 12 miesięcy (lub 18 miesięcy po złożeniu odpowiedniego powiadomienia w państwie przyjmującym), pracodawca musi zapewnić mu warunki zatrudnienia zgodne z przepisami prawa lub powszechnie stosowanymi układami zbiorowymi w kraju przyjmującym, obejmujące:

minimalne okresy odpoczynku oraz maksymalny czas pracy,
minimalny wymiar płatnego urlopu rocznego,
wynagrodzenie wraz ze wszystkimi obowiązkowymi składnikami, które jest ustalane na podstawie przepisów krajowych lub powszechnie stosowanych układów zbiorowych,
bezpieczeństwo i higiena pracy,
środki ochronne dla kobiet w ciąży, matek po porodzie oraz osób poniżej 18 roku życia,
zasady równości płci,
warunki zakwaterowania pracowników w kraju przyjmującym, jeśli zapewnia je pracodawca,
dodatki lub zwroty kosztów podróży, wyżywienia i zakwaterowania, jeśli są one wymagane w trakcie delegowania.

Jeśli warunki zatrudnienia w Polsce są bardziej korzystne niż te obowiązujące w państwie przyjmującym, pracodawca musi zachować polskie warunki pracy przez cały okres delegowania.

Jak obliczać okresy delegowania?

Według z oficjalnego stanowiskiem Komisji Europejskiej, okresy delegowania powinny być liczone oddzielnie dla każdej świadczonej usługi. Okresy delegowania pracowników sumują się, jeśli są oni delegowani przez tego samego pracodawcę do tego samego miejsca w celu realizacji tego samego zadania. Przy ocenie, czy jest to to samo zadanie wykonywane w tym samym miejscu, bierze się pod uwagę charakter świadczonej usługi, rodzaj wykonywanej pracy oraz adres lub adresy, gdzie praca jest realizowana.

Przepisy nie precyzują jednoznacznie zasad obliczania okresów delegowania. Dlatego przed delegowaniem pracownika warto sprawdzić, czy w kraju docelowym nie obowiązują szczególne regulacje w tej kwestii. Należy pamiętać, że państwa Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego i Szwajcarii mogą wprowadzać wyjątki od ogólnych zasad ustalonych przez Komisję Europejską.

Wynagrodzenie pracowników delegowanych

Bez względu na to, czy delegowanie pracownika jest krótkoterminowe czy długoterminowe, wynagrodzenie dla pracowników delegowanych powinno być ustalane i wypłacane na tych samych zasadach od pierwszego dnia delegowania.

Wynagrodzenie pracownika delegowanego zawiera wszystkie obowiązkowe składniki wynagrodzenia, które są wymagane na mocy przepisów krajowych lub układów zbiorowych uznawanych za powszechnie stosowane lub obowiązujących wszystkich pracowników w danym regionie geograficznym lub sektorze gospodarki.

W praktyce oznacza to, że należy zagwarantować pracownikowi delegowanemu wszystkie elementy wynagrodzenia oraz dodatki, które przysługiwałyby lokalnemu pracownikowi wykonującemu tę samą pracę w tej samej branży, zawodzie i regionie. Choć wynagrodzenie pracownika delegowanego może różnić się od wynagrodzenia pracownika lokalnego, jego struktura oraz składniki muszą być takie same.

Zasada ta nie ma zastosowania w przypadku delegowania pracowników tymczasowych, których wynagrodzenie musi być równe wynagrodzeniu pracowników pracodawcy użytkownika w kraju przyjmującym. Należy pamiętać, że do wynagrodzenia pracownika delegowanego nie można wliczać kwot wypłaconych na pokrycie kosztów związanych z delegowaniem, takich jak:

wydatki związane z podróżą do i z miejsca delegowania,
wydatki związane z wyżywieniem i zakwaterowaniem.

Te wydatki są zwracane lub wypłacane pracownikowi delegowanemu niezależnie od należnego wynagrodzenia i nie mogą być brane pod uwagę przy porównywaniu faktycznie wypłaconych kwot wynagrodzenia z kwotami wymaganymi przez prawo kraju przyjmującego.

W Danii nie ma ustawowo ustalonego minimalnego wynagrodzenia. Wysokość wynagrodzeń jest określana w układach zbiorowych, które są negocjowane przez związki zawodowe i organizacje pracodawców.

0 odpowiedzi na artykuł "Przesyłanie pracowników z Polski do Danii"